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La Chancellerie
Archevêché de Rimouski
34, rue de l'Évêché Ouest,
Rimouski, Qc,
Canada, G5L 4H5

Tél. : (418) 723-3320
Fax : (418) 722-8978

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AVIS LÉGAL :

Ce document n'a pas de valeur officielle, légale ou interprétative. Il vous est présenté à titre d'information seulement. Seul le document original, signé par l'autorité compétente, constitue un document officiel. Nous ne sommes donc pas responsables des conséquences pouvant résulter de l'utilisation de ce document. En cas de divergence entre les données affichées ici et celles du document officiel publié sur un support papier, ce dernier sera considéré comme seul valable et précis.

© Archidiocèse de Rimouski.




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  LA TENUE DES REGISTRES PAROISSIAUX

Politiques diocésaines
 


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Communiqué de la Chancellerie.
Aux curés, modérateurs, agents et agentes de pastorale
et responsables des registres paroissiaux.
Sujets traités:
A. Personnes autorisées à tenir les registres

B. Tâches reliées à la tenue des registres paroissiaux
      - Description
      - Autorisation restreinte pour la photocopie des registres
      - Les extraits ou certificats des paroisses fermées

C. La correction d'une erreur dans les registres
      1. Procédure
      2. Le changement de nom (lien)

D. Les feuilles-résumé des registres
      1. Disponibilité
      2. Conservation
      3. Production des feuilles-résumé par ordinateur

E. Notes diverses
      1. Inscription du lieu de naissance ou de décès
      2. Inscription du nom au registre des baptêmes
      3. Inscription du père au registre des baptêmes
      4. Inscription des adoptions dans les registres (lien)
      5. Émission des actes de baptême des adoptés (lien)
      6. Inscription des confirmations (lien)
      7. Rédaction des actes de funérailles et de sépultures
      8. La conservation des archives paroissiales

F. La confidentialité des registres paroissiaux

G. Annexes :
      L'accès aux registres religieux des paroisses.
      - Décret 1/03 (lien).
      La consultation des registres religieux des paroisses.
      - Politique diocésaine (lien).
Vous pouvez télécharger une version PDF de ce document, à l'usage des personnes qui sont dépositaires des registres, en cliquant ici. Fichier de 88 Ko.


A. PERSONNES AUTORISÉES À TENIR LES REGISTRES

Les prêtres en service dans une paroisse sont autorisés à tenir les registres paroissiaux, ainsi qu'à y faire les annotations requises et à signer les actes, les extraits ou certificats émis. De plus, il est aussi possible de désigner une ou d'autres personnes pour accomplir ces mêmes fonctions (canon 535). Cette autorisation est donnée par la chancellerie, sur recommandation du curé, du modérateur, de l'administrateur paroissial ou de l'assemblée de fabrique. Cette personne devient alors dépositaire des registres. Le mandat est octroyé pour une période indéfinie : c'est au curé, au modérateur, à l'administrateur paroissial ou à l'assemblée de fabrique de nous aviser quand une personne désignée a cessé ce service pour la fabrique ou a été remplacée. Dans ce cas, un nouveau mandat sera émis pour la personne remplaçante.


B. TÂCHES RELIÉES À LA TENUE DES REGISTRES PAROISSIAUX

Description:

Voici, en résumé, les tâches que vous pouvez effectuer en tant que dépositaire des registres si vous êtes autorisé par la chancellerie à tenir les registres paroissiaux.

Rédiger dans les registres paroissiaux les actes de baptêmes, mariages, confirmations, funérailles ou sépultures (inhumations) et les signer en l'absence du prêtre (ou du directeur du cimetière, le cas échéant). Les personnes suivantes peuvent signer un acte des registres : le curé, le prêtre modérateur et les prêtres membres d'une équipe pastorale in solidum (can. 517, § 1), le prêtre modérateur de la charge pastorale (can. 517, § 2), l'administrateur paroissial et le vicaire paroissial (can. 839 et 545), le dépositaire des registres (parce que vous êtes dûment autorisés par la chancellerie à tenir les registres, vous pouvez aussi rédiger et signer les actes des registres tout comme le prêtre), le responsable du cimetière en ce qui concerne spécifiquement le registre des sépultures : les actes peuvent être signés par cette personne, quand elle a été désignée à cette responsabilité par l'assemblée de fabrique, si ce n'est pas déjà le curé ou le dépositaire des registres qui assume cette fonction administrative. Vous signez dans la case de l'acte du registre identifiée pour recevoir la signature du curé.

NOTE : Nous vous demandons de ne pas utiliser de stylo à bille ordinaire ou de crayon feutre pour la rédaction et la signature des actes des registres ainsi que pour compléter les feuilles-résumé. Les encres de piètre qualité, ou celles des crayons feutre, se diffusent progressivement à travers le papier ou deviennent collantes. Utilisez plutôt des stylos à encre indélébile noire. Ils sont habituellement disponibles dans toutes les papeteries, comme le Uni-ball Vision Waterproof/Face-proof de Signo ou le Zebra fait par Saraza, vendus avec une pointe Micro, Fine ou Medium.

2. Faire toutes annotations requises en marge d'un acte et apposer ses initiales à ces annotations:
      - annotations de confirmation
      - annotations de mariage
      - annotations d'ordination ou de profession religieuse
      - annotations de déclaration de nullité de mariage ou d'ordination
      - annotations d'apostasie de la foi ou de retour à la foi catholique
      - annotations d'adoption, etc.

3. Émettre des certificats de baptêmes, confirmations, mariages, funérailles ou sépultures de la paroisse pour laquelle vous êtes dépositaire des registres et signer ces documents. Pour les baptêmes (uniquement), on peut aussi émettre des extraits.


NOTE : Nous sommes toujours autorisés à émettre légalement et canoniquement, à la demande des personnes intéressées, des extraits ou certificats des actes de nos registres. Mais les documents ainsi émis n'ont pas de valeur légale au Québec, sauf au plan religieux.
Registres des paroisses fermées :

La procédure est un peu différente pour un certificat ou extrait que vous avez à émettre et qui provient des registres d'une paroisse fermée dont vous conservez les registres dans votre paroisse. Par exemple : la paroisse Saint-Marcellin a été fermée et ses registres sont conservés à la paroisse Saint-Gabriel. Vous avez à émettre un certificat ou un extrait tiré des registres de Saint-Marcellin :

1. Dans l'entête de l'extrait ou du certificat, vous inscrivez alors PAROISSE SAINT-MARCELLIN.

2. Sous cette première ligne identifiant la paroisse fermée, vous mettez cependant l'adresse de la paroisse Saint-Gabriel, car c'est là que les registres sont conservés.

3. Vous utilisez le sceau de Saint-Marcellin, si vous l'avez encore, sinon vous utilisez le sceau de Saint-Gabriel si vous n'avez plus que celui-là à votre disposition.

En tant que personne autorisée à tenir les registres, vous signez vous-même et en votre propre les extraits ou certificats que vous émettez. Vous ne devez jamais faire suivre votre signature d'une note comme : "pour M. l'abbé Untel, curé". L'émission d'un extrait ou certificat peut être fait à la main, à la dactylo ou par ordinateur, mais jamais sous forme d'une photocopie de la page du registre, sauf pour une exception :

Autorisation restreinte pour la photocopie des registres :
La direction de l'état civil a conclu une entente avec l'Assemblée des Chanceliers du Québec dans le cas d'une requête en correction d'un acte civil ou religieux. La direction de l'état civil communique par téléphone, télécopieur ou courriel avec la paroisse concernée et vous demande de lui produire une photocopie de l'acte religieux en vue d'identifier strictement l'erreur ou la correction à effectuer. Vous êtes alors autorisés à faire une photocopie de l'acte du registre et à la faire parvenir, habituellement par télécopieur ou courriel, à la direction de l'état civil. Cela doit être fait sans frais. Cette copie de l'acte est strictement pour l'état civil et ne doit être remise qu'à celui-ci.

4. Effectuer dans les registres toute correction requise ou autorisée par la chancellerie du diocèse de Rimouski et y apposer ses initiales (et non sa signature).

5. Faire vous-même toute recherche dans les registres pour y retrouver des informations pertinentes demandées : on ne peut jamais donner accès aux registres à une personne non autorisée. Il n'y a que la chancellerie du diocèse de Rimouski qui peut autoriser une personne à consulter des registres paroissiaux selon les normes établies par le décret diocésain 1/2003. Depuis 1994, les registres religieux des paroisses sont considérés comme étant des documents privés contenant des informations personnelles et confidentielles.

- Ainsi, on ne donne jamais d'informations par téléphone sur le contenu des registres ou d'un acte en particulier, à moins qu'il ne s'agisse d'une demande de l'état civil pour la correction d'un acte ou à moins d'y être expressément autorisé par la chancellerie dans tous les autres cas.
- On ne consent jamais à des recherches pour fins de généalogie, de catalogage ou de publication, que ce soit pour des particuliers ou des sociétés de généalogie, à moins d'une autorisation spécifique de la chancellerie (mais la chancellerie ne permet jamais à des particuliers ou aux sociétés de généalogie de faire des recherches dans les registres paroissiaux).
- On ne délivre des extraits ou certificats qu'aux personnes intéressées par les actes ou qui y sont mentionnées, jamais à des tiers non concernés.
Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter le point F ci-dessous traitant de la confidentialité des registres, à prendre connaissance du décret diocésain 01/03, du 20 mai 2003, sur L'accès aux registres religieux des paroisses et du texte de Me Michel Plante relativement à la Politique concernant la consultation des registres religieux de paroisses.

6. Produire et signer elle-même les feuilles-résumé annuelles des registres. Pour plus de détails, voir le point D ci-dessous.

Pour plus d'information sur la tenue des registres paroissiaux, nous vous invitons à consulter le Petit guide canonique pour la tenue des registres paroissiaux révisé et publié en 1995 par les chanceliers du Québec. Ce guide traite de tout ce qui entoure la tenue des registres: rédaction, conservation, reproduction, correction, émission d'actes, annotation, etc. Il est disponible à la librairie Le Centre de pastorale au coût de 3 $.


C. LA CORRECTION D'UNE ERREUR DANS LES REGISTRES

1. Procédure : Aucune autorité paroissiale ne peut faire, de sa propre initiative, une correction après coup dans un registre déjà signé. Seule la chancellerie émet un avis autorisant la correction d'un registre, après une procédure administrative. De plus, pour la correction des actes rédigés avant le 1er janvier 1994, dont un double est conservé par l'état civil, la chancellerie ne procédera qu'après la production d'un document émanant de l'autorité civile et attestant que la correction a d'abord été effectuée dans le registre civil. Cette procédure est sans frais. Quand une demande vous est faite pour la correction d'un acte dans les registres, communiquez d'abord avec la chancellerie pour connaître la procédure à suivre.

Par contre, si vous faites une erreur qu'il faut corriger en rédigeant un acte dans un registre, l'utilisation de ruban correcteur ou de correcteur liquide est alors absolument proscrite, car ces substances se dégradent avec le temps et ne restent pas en place. Vous devez simplement raturer proprement l'erreur et écrire la correction au-dessus. La même restriction s'applique également si vous avez des corrections à faire sur les feuilles-résumé des registres que vous faites parvenir à la chancellerie.

2. Le changement de nom dans les registres paroissiaux (lien)

Requête pour la correction ou la modification d'un acte des registres
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D. LES FEUILLES-RÉSUMÉ DES REGISTRES

1. Disponibilité et production :

Les feuilles-résumé format légal 8.5" x 14", servent à transcrire les informations relatives à vos actes des registres pour chaque année. La date limite pour faire parvenir ces feuilles-résumé à la chancellerie est le 1er mars. Moyennant certaines conditions décrites au point 3 ci-dessous, vous pouvez produire ces feuilles-résumé par ordinateur.

Elles peuvent aussi être remplies à la main ou à la machine à écrire sur des formulaires papier disponibles à la librairie diocésaine Le Centre de Pastorale. Les photocopies de ces formulaires ne sont pas acceptées.

La personne qui complète les feuilles-résumé doit les signer elle-même si elle est dépositaire des registres. Sinon, un dépositaire des registres ou le curé doit les signer.

2. Conservation:

La chancellerie se doit de conserver indéfiniment aux archives les documents relatifs à vos actes des registres : il n'y en a aucun autre exemplaire ailleurs, car nous ne tenons plus les registres en double. En cas de perte de vos registres, les feuilles-résumé conservées à la chancellerie sont la seule possibilité de reconstituer vos registres à partir de 1994.

La chancellerie utilisant ces feuilles-résumé (et les demandes de rescrits pour les mariages) à des fins de conservation et d'archivage, il est donc important que le support matériel (papier et encre) soit durable et uniforme. Pour la production de ces feuilles, on utilise dorénavant du papier sans acide (alcalin) de qualité contrôlée, plus épais, et l'impression est faite par procédé offset (encre à froid, contrairement à la photocopie qui cuit une poudre), ce qui offre une bonne garantie pour la conservation. Nous insistons sur le fait que vous devez utiliser ces feuilles imprimées pour produire vos feuilles-résumé de registres à la main ou à la machine à écrire ou pour faire une demande de rescrit. Nous ne pouvons pas accepter que vos feuilles-résumé soient produits sur des feuilles photocopiées pour les raisons suivantes :

A. La qualité des types de papier que l'on retrouve sur le marché varie beaucoup en fonction de la texture, de l'épaisseur, de la luminosité, de l'acidité, de l'exposition à la chaleur et à l'humidité, de son entreposage et de sa conservation, de l'usage que l'on en fait, etc. Les prix sont à l'avenant, oscillant parfois entre 30 $ et 90 $ pour une caisse de 5 000 feuilles qui paraissent bien semblables en apparence! Mais ce n'est pas le cas. Certains de ces papiers vieillissent mal, jaunissent, se dégradent lentement, deviennent peu à peu fragiles et même transfèrent leur acidité aux feuilles avec lesquelles elles sont en contact prolongé. Si cela porte peu à conséquence sur des périodes de 10 ou 20 ans, il n'en est pas de même pour la conservation sur 100 ou 200 ans... Tous les types de papier ne sont pas destinés à la conservation à long terme. Nous ne contrôlons pas la qualité du papier que vous utilisez. Nous ne pouvons donc pas accepter n'importe quel papier pour vos feuilles-résumé de registres, tout comme pour les demandes de rescrits de mariages.
b) La qualité de la poudre (toner) des photocopieurs et des imprimantes au laser varie beaucoup, surtout pour les modèles plus anciens ou les modèles récents de bas de gamme. Il en va de même pour le degré de température de cuisson des fuseurs. Tous les papiers et les poudres ne réagissent pas de la même manière à des températures élevées. S'il est vrai que les appareils récents de haut de gamme produisent des copies qui se conservent plus longtemps, peu d'utilisateurs peuvent se targuer de posséder ce genre d'équipement généralement plus coûteux. À très long terme, les photocopies de faible ou moyenne qualité ont tendance à coller les unes aux autres ou à transférer une partie de leur contenu à l'endos des feuilles qui leurs sont juxtaposées. Certaines poudres, manquant de cuisson, se dégradent et s'effritent au frottement. Certains papiers souffrent beaucoup des centaines de degrés qui leur sont appliqués lors de leur passage dans une imprimante au laser ou un photocopieur.

En conséquence, vous comprendrez que la chancellerie insiste sur le fait que vous devez utiliser les feuilles que nous mettons à votre disposition pour les feuilles-résumé des registres (tout comme pour les demandes de rescrits de mariages). Nous ne pouvons pas accepter les photocopies, qui représentent sans doute pour vous des mesures d'économies de temps et d'argent, mais qui sont incompatibles avec notre responsabilité de conservation à long terme.

C'est dire que nous devons malheureusement vous retourner les feuilles-résumé (et les demandes de rescrits) qui sont faites sur des feuilles photocopiées pour que vous les repreniez sur des formules approuvées. Nous nous excusons des inconvénients que cela peut vous causer, mais vous comprendrez que notre souci est la préservation et la conservation des données.

3. Production des feuilles-résumé par ordinateur :

Cette façon de produire vos feuilles-résumé des registres est autorisée, moyennant certaines conditions impératives.

a) Nous mettons à votre disposition, sur le site du diocèse, des fichiers dynamiques au format Word (.DOCX) pouvant être remplis à l'écran et imprimé pour produire vos feuilles-résumé des registres dans un format uniformisé que nous acceptons. L'utilisation de ces fichiers est recommandée.

ATTENTION : nous n'acceptons plus, depuis 2007, les feuilles-résumé produites par le logiciel de certificats, version Windows, de Pro-Gest (PGCTI/Epsilia), car elles diffèrent trop du format original.
b) Avant de produire vos feuilles-résumé par ordinateur, vous devez les faire approuver par la Chancellerie du diocèse de Rimouski, car l'impression peut varier d'une imprimante au laser à une autre. Faites-nous parvenir une copie finale, imprimée recto verso, de votre projet de feuilles-résumé. Si le résultat est acceptable, nous vous donnerons l'autorisation requise. Sinon, nous vous recommanderons les modifications à effectuer avant de les approuver.
c) Vous devez obligatoirement produire ces feuilles-résumé sur un papier format légal 8.5" x 14" sans acide (alcalin), avec une imprimante au laser. Nous vous recommandons un papier de qualité, non recyclé, garanti laser. Ces types de papiers sans acide sont disponibles en paquet de 500 feuilles ou en caisse de 5 000 dans toutes les papeteries de la région. Si vous n'êtes pas certain de la non-acidité de votre marque de papier, communiquez d'abord avec la chancellerie. Les feuilles-résumé produites avec des imprimantes à jet d'encre ne sont pas acceptées, car la qualité de l'impression et des encres utilisées est trop variable.

   

E. NOTES DIVERSES

1. Inscription du lieu de naissance ou de décès

Lors de la rédaction d'actes dans les registres de baptêmes, de funérailles et de sépultures, il vous est demandé d'indiquer la municipalité où a eu lieu la naissance ou le décès. Il faut absolument éviter l'utilisation d'abréviations du genre CISSS du Bas Saint-Laurent ou CSSS de XYZ, par exemple. Ces acronymes, et autres semblables, n'identifie pas un lieu ni un établissement physique, mais plutôt l'institution gouvernementale encadrant les services de santé dans une région. Inscrivez toujours, et uniquement, le nom de la municipalité où a eu lieu la naissance ou le décès et jamais un acronyme, un nom d'hôpital ou de centre d'hébergement. Dans certains registres plus anciens figurent encore les mentions Hôpital et/ou municipalité en petits caractères sous la ligne à compléter : ignorez simplement l'hôpital et n'indiquez que la municipalité, car toute autre information est inutile.

2. Inscription du nom de l'enfant au registre des baptêmes

Il est impératif d'inscrire dans votre registre des baptêmes les prénoms et noms des baptisés EXACTEMENT comme ils apparaissent dans l'enregistrement civil. Pour ce faire, vous pouvez utiliser comme référence la feuille de Confirmation de l'inscription ou un certificat de naissance envoyé aux parents par l'état civil. Comme le numéro civil d'inscription ne figure plus sur la feuille de Confirmation de l'inscription, vous n'avez plus à l'annoter en marge de l'acte de baptême. Il est très important de rappeler aux parents, qui vont avoir un enfant et qui désirent le faire baptiser, de faire bien attention en donnant les prénoms et noms de leur enfant lors de l'enregistrement civil. Car vous ne devez, en aucun cas, lors du baptême, modifier les prénoms ou noms d'une personne déjà enregistrée civilement.

Ainsi, la direction de l'état civil nous rappelle, dans son bulletin L'État civil express de mars 1999 (vol. 5, no 1), que:

- Les parents eux-mêmes sont responsables de l'inscription civile de leur enfant dans les trente jours de sa naissance; cette déclaration de naissance se fait habituellement à l'hôpital qui la transmet à la direction de l'état civil (p. 4). Les parents doivent vérifier soigneusement l'orthographe des prénoms et noms de l'enfant: il en va de son identité (p. 8).
- À la demande même des autorités religieuses, tous les prénoms et noms choisis pour le baptême doivent être les mêmes que ceux inscrits sur la déclaration de naissance. Aussi, tous les accents doivent être également indiqués ainsi que tout trait d'union (p. 6). L'orthographe des prénoms et noms dans le registre religieux doit donc être absolument identique à celui du civil.

Lors de la rédaction du registre religieux, vous devez d'abord indiquer, sur la première ligne de l'acte, le nom de l'enfant et ensuite son ou ses prénoms. Quand il y a plus d'un prénom, on doit d'abord inscrire le prénom usuel suivi des autres prénoms, en suivant justement cet ordre qui figure sur la feuille de Confirmation de l'inscription ou le certificat de naissance envoyé aux parents par le directeur de l'état civil. C'est aussi dans cet ordre que doivent apparaître les noms et prénoms de la personne lors de l'émission d'un extrait ou d'un certificat de baptême.

Aussi, quand on en a l'occasion, il peut être bon de rappeler aux parents qui vont avoir un enfant qu'un nom de famille inscrit parmi les prénoms ne pourra JAMAIS être substitué à celui inscrit comme nom de famille permanent de l'enfant (L'État civil express, mars 1999, p. 8).

3. Inscription du nom du père au registre des baptêmes

Dans le cas du baptême d'un enfant de mère célibataire ou de celui d'un couple non marié, même civilement, le Code de droit canonique précise, au canon 877, § 2, que le nom du père doit être inscrit uniquement si sa paternité est prouvée par un document officiel ou par sa propre déclaration faite devant le curé et deux témoins (la mère n'étant pas un témoin admissible). Comme document officiel, est recevable un certificat de naissance, émis par l'état civil, sur lequel figure le nom du père. La lecture publique du registre, lors du baptême, et la signature du père constituent une forme de déclaration faite devant témoins. En l'absence d'un document officiel ou d'une quelconque forme de déclaration du père reconnaissant sa paternité devant témoins, vous ne pouvez inscrire le nom du père dans le registre des baptêmes, même si la mère le réclame, surtout si le père n'est pas présent au baptême et ne signe pas dans le registre. Une telle inscription, faite sans le consentement du père, peut faire l'objet d'une contestation en justice et vous entraîner des frais, tant pour les procédures que pour des dommages et intérêts. Dans ces cas, agissez toujours avec une extrême prudence.

4. Inscription des adoptions dans les registres (lien)

5. L'émission des actes de baptême des personnes adoptées

6. Inscription des confirmations (lien)

7. Rédaction et signature des actes de funérailles et de sépultures

- Registre des funérailles :

a) Un acte est dressé uniquement pour les funérailles (célébration comportant le rite d’adieu en présence du corps ou des cendres). On ne dresse pas d’acte pour une liturgie commémorative (messe sans le corps ou les cendres), une célébration d’adieu au salon funéraire ou une célébration au cimetière lors de l'inhumation.
a) Si le lieu d’inhumation ou de dépôt des cendres est inconnu, on écrit : « cendres remises à la famille ».

- Registre des sépultures :

En principe, on ne devrait rédiger et signer un acte de sépulture que le jour réel de l'inhumation.

Ainsi, s'il s'agit d'un corps ou de cendres qui seront inhumés (en non déposés au charnier) le jour même des funérailles, l'acte de sépulture peut être rédigé et signé en même temps que celui des funérailles. C'est la procédure habituelle.

Toutefois, s'il s'agit d'un corps ou de cendres qui seront déposés au charnier et inhumés un jour différent de celui des funérailles, deux choix se présentent à vous :

a) Au moment de l'inhumation :
Si une urne cinéraire ou un corps est laissé à la fabrique (dans un charnier) pour être inhumés au printemps, il est recommandé de dresser l'acte au moment de l'inhumation seulement. Il faudrait alors noter la date où l'urne cinéraire ou le corps a été mis au charnier afin de pouvoir l'indiquer dans la case DATE DU DÉPÔT AU CHARNIER au moment de l'inhumation.
b) Au moment du dépôt au charnier :
Alternativement, lorsque qu'une urne cinéraire ou un corps est déposé au charnier en vue d'une inhumation ultérieure au cimetière ou dans un columbarium, vous pouvez rédiger immédiatement, au moment du dépôt, un acte de sépulture indiquant la date du jour où se fait ce dépôt au charnier dans la case DATE DU DÉPÔT AU CHARNIER. Quand l'urne ou le corps est ultérieurement mis en terre ou déposé dans un columbarium, vous ne rédigez pas un nouvel acte, mais vous ajouterez à l'acte déjà existant la date de l'inhumation réelle dans la case DATE DE L'INHUMATION OU DU DÉPÔT DES CENDRES.

Pour un corps qui sera incinéré après les funérailles : on doit attendre le retour des cendres pour rédiger et signer l'acte de sépulture, et ce, que l'urne cinéraire soit inhumée ou mise au charnier.

Si on présente uniquement une partie des cendres pour être déposées ou inhumées, on ne rédige pas d’acte de sépulture dans le cas où l'on sait qu’un tel acte a été dressé ailleurs. Dans ce cas, on indique le fait uniquement dans le dossier du lot.

8. La conservation des archives paroissiales

En 1999, l'Assemblée des chanceliers du Québec a publié une brochure sur la conservation des archives paroissiales. Chaque fabrique en a reçu gratuitement un exemplaire. Nous vous invitons à en prendre connaissance. Si vous en voulez une copie personnelle ou des copies supplémentaires, vous pouvez vous en procurer à la librairie Le Centre de Pastorale.


F. LA CONFIDENTIALITÉ DES REGISTRES PAROISSIAUX

Par registres paroissiaux, on entend les registres où sont conservés les actes de baptêmes, de mariages, de funérailles, de sépultures et de confirmations qui sont célébrés dans une paroisse.

Il s'agit de documents propres à l'Église qui ne sont revêtus d'aucun caractère public. Le Guide canonique et pastoral au service des paroisses, réédité en 2018 (3e édition) chez Wilson & Lafleur par l’Assemblée des Évêques du Québec, reconnaît que les registres paroissiaux sont des documents auxquels on peut avoir accès. Toutefois, cet accès ne peut se faire que de manière indirecte, soit au moyen d’extraits ou de copies des actes ( p. 172, article 1.1.3). En effet, les registres des paroisses sont des dossiers officiels contenant des informations personnelles sur les individus, lesquelles ont un caractère confidentiel faisant en sorte qu'il ne nous est pas permis de les rendre publiques. Les annotations en marges des actes ont parfois ce caractère, car en plus des mentions de confirmations, de mariages, d'ordinations et de professions religieuses perpétuelles, on y inscrit aussi des déclarations d'apostasie formelle ou de retour à la foi catholique, des déclarations de nullité de mariages contenant parfois des restrictions, des avis d'adoption du tribunal avec interdiction d'émettre un acte antérieur spécifique, la laïcisation d'un prêtre, etc. Les actes en eux-mêmes peuvent exiger la confidentialité, comme pour un baptême que l'on veut garder secret ou un mariage contracté en privé pour qu'il ne soit pas connu. De plus, la prescription diocésaine est de 100 ans après la rédaction d’un acte quant à la confidentialité le concernant.

C'est pourquoi seule la personne dépositaire des registres, qui est tenue à la plus stricte confidentialité, peut effectuer des recherches dans ceux-ci. On ne donne jamais accès aux registres à une personne non autorisée spécifiquement et par écrit par la Chancellerie. On ne donne jamais d'informations par téléphone sur le contenu des registres ou d'un acte en particulier, à moins d'y être expressément autorisé par la Chancellerie dans un cas particulier. On ne consent jamais à des recherches pour fins historiques ou généalogiques, que ce soit pour des particuliers ou des sociétés de généalogie, à cause du caractère confidentiel des registres des paroisses. Dans la pratique, nous ne permettons jamais à des particuliers ou aux sociétés d’histoire ou de généalogie de faire des recherches dans les registres paroissiaux.

Toutefois, on peut délivrer un extrait ou un certificat à la personne mentionnée ou directement intéressée (concernée) par un acte ou à quelqu'un qui peut se justifier comme étant son représentant, héritier, successeur, administrateur de la succession, bénéficiaire d'une assurance-vie ou titulaire de l'autorité parentale (dans le cas d'un enfant, par exemple), mais jamais à des tiers non concernés. Par analogie, citons l’articles 148 du Code civil du Québec relativement à la copie des registres paroissiaux que détient l'état civil: “Le directeur de l'état civil ne délivre la copie d'un acte qu'aux personnes qui y sont mentionnées ou à celles qui justifient de leur intérêt...”

G. Annexes :

En complément d'information, nous vous invitons à prendre connaissance du décret diocésain 01/03, du 20 mai 2003, sur L'accès aux registres religieux des paroisses et du texte de Me Michel Plante relativement à la Politique concernant la consultation des registres religieux de paroisses.

Yves-Marie Mélançon, v.é. Chancelier
6 décembre 2019