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La Chancellerie
Archevêché de Rimouski
34, rue de l'Évêché Ouest,
Rimouski, Qc,
Canada, G5L 4H5

Tél. : (418) 723-3320
Fax : (418) 722-8978

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AVIS LÉGAL :

Ce document n'a pas de valeur officielle, légale ou interprétative. Il vous est présenté à titre d'information seulement. Seul le document original, signé par l'autorité compétente, constitue un document officiel. Nous ne sommes donc pas responsables des conséquences pouvant résulter de l'utilisation de ce document. En cas de divergence entre les données affichées ici et celles du document officiel publié sur un support papier, ce dernier sera considéré comme seul valable et précis.

© Archidiocèse de Rimouski.




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  LA TENUE DES REGISTRES PAROISSIAUX

Politiques diocésaines
 


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Communiqué de la Chancellerie.
Aux curés, modérateurs, agents et agentes de pastorale
et responsables des registres paroissiaux.
Sujets traités:
A. Personnes autorisées à tenir les registres

B. Tâches reliées à la tenue des registres paroissiaux
      - Description
      - Autorisation restreinte pour la photocopie des registres
      - Les extraits ou certificats des paroisses fermées

C. La correction d'une erreur dans les registres
      1. Procédure
      2. Le changement de nom dans les registres paroissiaux

D. Les feuilles-résumé des registres
      1. Disponibilité
      2. Conservation
      3. Production des feuilles-résumé par ordinateur

E. Notes diverses
      1. Inscription du lieu de naissance ou de décès
      2. Inscription du nom de l'enfant au registre des baptêmes
      3. Inscription du nom du père au registre des baptêmes
      4. Inscription des adoptions dans les registres (lien)
      5. L'émission des actes de baptême des personnes adoptées
      6. Inscription des confirmations (lien)
      7. Rédaction des actes de funérailles et de sépultures
      8. Les vieux registres pré-imprimés et les années 2000
      9. La conservation des archives paroissiales

F. La confidentialité des registres paroissiaux

G. Annexes :
      L'accès aux registres religieux des paroisses.
      - Décret 1/03 (lien).
      La consultation des registres religieux des paroisses.
      - Politique diocésaine (lien).
Vous pouvez télécharger une version résumée de ce document, à l'usage des personnes qui sont dépositaires des registres, en cliquant ici. Fichier PDF de 115 Ko.


A. PERSONNES AUTORISÉES À TENIR LES REGISTRES

Seuls les prêtres en service dans une paroisse sont autorisés à tenir les registres paroissiaux, ainsi qu'à y faire les annotations requises et à signer les extraits ou certificats émis. Toutefois, il est toujours possible de désigner une autre personne pour accomplir ces fonctions (canon 535). Cette autorisation est donnée par la Chancellerie, sur recommandation du curé, du modérateur ou de l'administrateur paroissial. Le mandat est alors octroyé pour une période indéfinie: c'est au curé, au modérateur ou à l'administrateur paroissial de nous aviser si la personne désignée a cessé de travailler pour la fabrique ou a été remplacée. Dans ce cas, un nouveau mandat sera émis pour la personne remplaçante.


B. TÂCHES RELIÉES À LA TENUE DES REGISTRES PAROISSIAUX

Description:

Voici, en résumé, les tâches que peut effectuer toute personne autorisée à tenir les registres paroissiaux.

1. Rédiger dans les registres paroissiaux les actes de baptêmes, mariages, confirmations, funérailles ou sépultures (inhumations). Mais ces actes seront cependant signés par le ministre célébrant ou le directeur du cimetière, le cas échéant.

Par ministre célébrant, on entend l'évêque, le prêtre, le diacre ou le laïc (homme ou femme, mandaté par l'Évêque) qui célèbre un baptême, un mariage ou préside des funérailles. Ainsi, un agent ou une agente de pastorale ne peut signer un acte de registre que si cette personne en a réellement présidé la célébration qui s'y rattache. Par directeur du cimetière, on entend le curé, le modérateur, l'administrateur paroissial ou tout laïc (homme ou femme) désigné à cette tâche par l'Assemblée de fabrique.
NOTE : Nous vous demandons de ne pas utiliser de stylo à bille ordinaire pour la rédaction et la signature des actes des registres ainsi que pour compléter les feuilles-résumés. Les encres de piètre qualité se diffusent progressivement à travers le papier ou deviennent collantes. Utilisez plutôt des stylos à encre indélébile noire. Ils sont habituellement disponibles dans toutes les papeteries, comme le Uni-ball Vision Waterproof/Face-proof, vendus avec une pointe Micro, Fine ou Medium.

2. Faire toutes annotations requises en marge d'un acte et apposer ses initiales à ces annotations:
      - annotations de confirmation
      - annotations de mariage
      - annotations d'ordination ou de profession religieuse
      - annotations de déclaration de nullité de mariage ou d'ordination
      - annotations d'apostasie de la foi ou de retour à la foi catholique
      - annotations d'adoption, etc.

3. Émettre des extraits ou certificats de mariages, baptêmes, confirmations, funérailles ou sépultures et signer ces documents.

NOTE: Nous sommes toujours autorisés à émettre légalement et canoniquement, à la demande des personnes intéressées, des extraits ou certificats religieux de baptêmes, mariages, confirmations, funérailles ou sépultures. Mais les documents ainsi émis n'ont de valeur légale qu'au plan religieux.

Voir aussi : Les extraits ou certificats des paroisses fermées

La personne autorisée à tenir les registres signe elle-même et en son nom propre les extraits ou certificats qu'elle émet. Elle ne doit jamais faire suivre sa signature d'une note comme: "pour M. l'abbé Untel, curé". L'émission d'un extrait ou certificat peut être faite à la main, à la dactylo ou par ordinateur, mais jamais sous forme d'une photocopie de la page du registre. Il y a toutefois une exception:

Autorisation restreinte pour la photocopie des registres :
La direction de l'état civil a conclu une entente avec l'assemblée des Chanceliers du Québec dans le cas d'une requête en correction d'un acte civil ou religieux. La direction de l'état civil communique par téléphone avec la paroisse concernée et vous demande de lui produire une photocopie de l'acte religieux en vue d'identifier strictement l'erreur ou la correction à effectuer. Vous êtes alors autorisés à faire une photocopie de l'acte du registre et à la faire parvenir, habituellement par fax, à la direction de l'état civil. Cela doit être fait sans frais. Cette copie de l'acte est strictement pour l'état civil et ne doit être remise qu'à celui-ci.

4. Effectuer dans les registres toute correction requise ou autorisée par la Chancellerie du diocèse de Rimouski et y apposer ses initiales (et non sa signature).

5. Faire elle-même toute recherche dans les registres pour y retrouver des informations pertinentes demandées: on ne peut jamais donner accès aux registres à une personne non autorisée. Il n'y a que la Chancellerie du diocèse de Rimouski qui peut autoriser une personne à consulter des registres paroissiaux selon les normes établies par le décret diocésain 1/2003. Au Québec, depuis 1994, les registres religieux des paroisses sont considérés comme étant des documents privés contenant des informations personnelles et confidentielles. Ainsi, on ne donne jamais d'informations par téléphone sur le contenu des registres ou d'un acte en particulier, à moins qu'il ne s'agisse d'une demande de l'état civil pour la correction d'un acte ou à moins d'y être expressément autorisé par la Chancellerie dans tous les autres cas; on ne consent jamais à des recherches pour fins de généalogie, de catalogage ou de publication, que ce soit pour des particuliers ou des sociétés de généalogie, à moins d'une autorisation spécifique de la Chancellerie, mais la Chancellerie ne permet jamais à des particuliers ou aux sociétés de généalogie de faire des recherches dans les registres paroissiaux); on ne délivre des extraits ou certificats qu'aux personnes intéressées par les actes ou qui y sont mentionnées, jamais à des tiers non concernés.

Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter le point F ci-dessous traitant de la confidentialité des registres, à prendre connaissance du décret diocésain 01/03, du 20 mai 2003, sur L'accès aux registres religieux des paroisses et du texte de Me Michel Plante relativement à la Politique concernant la consultation des registres religieux de paroisses.

6. Produire et signer elle-même les feuilles-résumé annuelles des registres. Pour plus de détails, voir le point D ci-dessous.

Pour plus d'information sur la tenue des registres paroissiaux, nous vous invitons à consulter le Petit guide canonique pour la tenue des registres paroissiaux révisé et publié en 1995 par les chanceliers du Québec. Ce guide traite de tout ce qui entoure la tenue des registres: rédaction, conservation, reproduction, correction, émission d'actes, annotation, etc. Il est disponible à la librairie du Centre de pastorale au coût de 3 $.


C. LA CORRECTION D'UNE ERREUR DANS LES REGISTRES

1. Procédure : Aucune autorité paroissiale ne peut faire, de sa propre initiative, une correction post factum dans un registre signé. Seule la Chancellerie émet un avis autorisant la correction d'un registre, après une procédure administrative. De plus, pour la correction des actes rédigés avant le 1er janvier 1994, dont un double est conservé par l'état civil, la Chancellerie ne procédera qu'après la production d'un document émanant de l'autorité civile et attestant que la correction a d'abord été effectuée dans le registre civil. Cette procédure est sans frais. Quand une demande vous est faite pour la correction d'un acte dans les registres, communiquez d'abord avec la Chancellerie pour connaître la procédure à suivre.

Par contre, si vous faites une erreur qu'il faut corriger en rédigeant un acte dans un registre, l'utilisation de ruban correcteur ou de correcteur liquide est alors absolument proscrite, car ces substances se dégradent avec le temps et ne restent pas en place. Vous devez simplement raturer l'erreur et écrire la correction au-dessus. Vous utilisez ensuite les lignes Les … mots raturés sont nuls. Les … mots ajoutés sont bons pour valider votre correction. La même restriction s'applique également si vous avez des corrections à faire sur les feuilles-résumés des registres que vous faites parvenir à la chancellerie.

2. Le changement de nom dans les registres paroissiaux (lien)

Requête pour la correction ou la modification d'un acte des registres
  Fichier PDF de 39 Ko.


D. LES FEUILLES-RÉSUMÉ DES REGISTRES

Disponibilité:

Les feuilles-résumé 8.5" X 14", servant à transcrire les informations relatives à vos actes des registres pour chaque année, sont disponibles à la librairie diocésaine Le Centre de Pastorale. La date limite pour faire parvenir ces feuilles-résumé à la Chancellerie est le 1er mars de chaque année. Vous pouvez compléter ces feuilles à la main ou à la dactylo. Moyennant certaines conditions décrites ci-dessous, vous pouvez aussi produire vos feuilles-résumé par ordinateur. La personne qui complète ces feuilles peut les signer elle-même si elle est dépositaire des registres.

Conservation:

La Chancellerie se doit de conserver indéfiniment aux archives les documents relatifs à vos actes des registres: il n'y en a aucun autre exemplaire ailleurs, car nous ne tenons plus les registres en double. En cas de perte de vos registres, les feuilles-résumé conservées à la Chancellerie sont la seule possibilité de reconstituer vos registres à partir de 1994.

La Chancellerie utilisant ces feuilles-résumé (et les demandes de rescrits pour les mariages) à des fins de conservation et d'archivage, il est donc important que le support matériel (papier et encre) soit durable et uniforme. Pour la production de ces feuilles, on utilise dorénavant du papier sans acide (alcalin) de qualité contrôlée et l'impression est faite par procédé offset (encre à froid, contrairement à la photocopie qui cuit une poudre), ce qui offre une bonne garantie pour la conservation. Nous insistons sur le fait que vous devez utiliser ces feuilles imprimées pour produire vos résumés de registres ou faire une demande de rescrit. Nous ne pouvons pas accepter que vos résumés soient produits sur des feuilles photocopiées pour les raisons suivantes:

A. La qualité des types de papier que l'on retrouve sur le marché varie beaucoup en fonction de la texture, de l'épaisseur, de la luminosité, de l'acidité, de l'exposition à la chaleur et à l'humidité, de son entreposage et de sa conservation, de l'usage que l'on en fait, etc. Les prix sont à l'avenant, oscillant parfois entre 30 $ et 90 $ pour une caisse de 5 000 feuilles qui paraissent bien semblables en apparence! Mais ce n'est pas le cas. Certains de ces papiers vieillissent mal, jaunissent, se dégradent lentement, deviennent peu à peu fragiles et même transfèrent leur acidité aux feuilles avec lesquelles elles sont en contact prolongé. Si cela porte peu à conséquence sur des périodes de 10 ou 20 ans, il n'en est pas de même pour la conservation sur 100 ou 200 ans... Tous les types de papier ne sont pas destinés à la conservation à long terme. Nous ne contrôlons pas la qualité du papier que vous utilisez. Nous ne pouvons donc pas accepter n'importe quel papier pour vos résumés de registres, tout comme pour les demandes de rescrits de mariages.
b) La qualité de la poudre (toner) des photocopieurs et des imprimantes au laser varie beaucoup, surtout pour les modèles plus anciens ou les modèles récents de bas de gamme. Il en va de même pour le degré de température de cuisson des fuseurs. Tous les papiers et les poudres ne réagissent pas de la même manière à des températures élevées. S'il est vrai que les appareils récents de haut de gamme produisent des copies qui se conservent plus longtemps, peu d'utilisateurs peuvent se targuer de posséder ce genre d'équipement généralement plus coûteux. À très long terme, les photocopies de faible ou moyenne qualité ont tendance à coller les unes aux autres ou à transférer une partie de leur contenu à l'endos des feuilles qui leurs sont juxtaposées. Certaines poudres, manquant de cuisson, se dégradent et s'effritent au frottement. Certains papiers souffrent beaucoup des centaines de degrés qui leur sont appliqués lors de leur passage dans une imprimante au laser ou un photocopieur.

En conséquence, vous comprendrez que la Chancellerie insiste sur le fait que vous devez utiliser les feuilles que nous mettons à votre disposition pour les résumés des registres (tout comme pour les demandes de rescrits de mariages). Nous ne pouvons pas accepter les photocopies, qui représentent sans doute pour vous des mesures d'économies de temps et d'argent, mais qui sont incompatibles avec notre responsabilité de conservation à long terme.

C'est dire que nous devons malheureusement vous retourner les feuilles-résumé (et les demandes de rescrits) qui sont faites sur des feuilles photocopiées pour que vous les repreniez sur des formules approuvées. Nous nous excusons des inconvénients que cela peut vous causer, mais vous comprendrez que notre souci est la préservation et la conservation des données.

Production des feuilles-résumé par ordinateur :

Cette façon de produire vos résumés des registres est maintenant autorisée, moyennant certaines conditions impératives.

a) Nous mettons à votre disposition, sur le site Internet du diocèse, des fichiers au format WordPerfect (.WPD), Word (.DOC) ou Adobe (.PDF) pour produire vos feuilles-résumé des registres dans un format uniformisé que nous acceptons. L'utilisation de ces fichiers est recommandée. Il y a des fichiers pour les baptêmes, les mariages, les funérailles, les sépultures et les confirmations. Vous pouvez obtenir une copie de ces fichiers, approuvés pour le Diocèse de Rimouski, à partir de notre page de téléchargement.

ATTENTION : nous n'acceptons plus, depuis 2007, les feuilles-résumé produites par le logiciel de certificats, version Windows, de Pro-Gest (PGCTI/Epsilia), car elles diffèrent trop du format original.
b) Avant de produire vos feuilles-résumé par ordinateur, vous devez les faire approuver par la Chancellerie du diocèse de Rimouski, car l'impression peut varier d'une imprimante au laser à l'autre, d'un traitement de textes à l'autre. Faites-nous parvenir une copie finale, imprimée recto verso, de votre projet de feuilles-résumé (c'est-à-dire un modèle des feuilles de Baptêmes, Mariages, Funérailles, Sépultures et Confirmations). Si le résultat est acceptable, nous vous donnerons l'autorisation requise. Sinon, nous vous recommanderons les modifications à effectuer avant de les approuver.
c) Vous devez obligatoirement produire ces feuilles-résumé avec une imprimante au laser. Les imprimantes à jet d'encre (ink jet, bubble jet, etc.) ne sont pas acceptées, car les encres ne sont pas toutes indélébiles. Vous devez utiliser un papier 8.5 x 14 (format légal) sans acide (alcalin). Nous vous recommandons un papier de qualité, non recyclé, garanti laser. Ces papiers sont disponible en paquet de 500 feuilles ou en caisse de 5 000, dans les formats 8.5 x 11 ou 8.5 x 14, dans la plupart des papeteries de la région. Si votre détaillant n'en a pas en main, il peut vous en commander. Si vous voulez utiliser un autre type de papier, communiquez d'abord avec la Chancellerie.   

E. NOTES DIVERSES

1. Inscription du lieu de naissance ou de décès

Lors de la rédaction d'actes dans les registres de baptêmes, de funérailles et de sépultures, il vous est demandé d'indiquer la municipalité où a eu lieu la naissance ou le décès. Il faut absolument éviter l'utilisation d'abréviations du genre CISSS du Bas Saint-Laurent ou CSSS de XYZ, par exemple. Ces acronymes, et autres semblables, n'identifie pas un lieu ni un établissement physique, mais plutôt l'institution gouvernementale encadrant les services de santé dans une région. Inscrivez toujours, et uniquement, le nom de la municipalité où a eu lieu la naissance ou le décès et jamais un acronyme, un nom d'hôpital ou de centre d'hébergement. Dans certains registres plus anciens figurent encore les mentions Hôpital et/ou municipalité en petits caractères sous la ligne à compléter : ignorez simplement l'hôpital et n'indiquez que la municipalité, car toute autre information est inutile.

2. Inscription du nom de l'enfant au registre des baptêmes

Il est impératif d'inscrire dans votre registre des baptêmes les prénoms et noms des baptisés EXACTEMENT comme ils apparaissent dans l'enregistrement civil. Pour ce faire, vous pouvez utiliser comme référence la feuille de Confirmation de l'inscription ou un certificat de naissance envoyé aux parents par l'état civil. Comme le numéro civil d'inscription ne figure plus sur la feuille de Confirmation de l'inscription, vous n'avez plus à l'annoter en marge de l'acte de baptême. Il est très important de rappeler aux parents, qui vont avoir un enfant et qui désirent le faire baptiser, de faire bien attention en donnant les prénoms et noms de leur enfant lors de l'enregistrement civil. Car vous ne devez, en aucun cas, lors du baptême, modifier les prénoms ou noms d'une personne déjà enregistrée civilement.

Ainsi, la direction de l'état civil nous rappelle, dans son bulletin L'État civil express de mars 1999 (vol. 5, no 1), que:

- Les parents eux-mêmes sont responsables de l'inscription civile de leur enfant dans les trente jours de sa naissance; cette déclaration de naissance se fait habituellement à l'hôpital qui la transmet à la direction de l'état civil (p. 4). Les parents doivent vérifier soigneusement l'orthographe des prénoms et noms de l'enfant: il en va de son identité (p. 8).
- À la demande même des autorités religieuses, tous les prénoms et noms choisis pour le baptême doivent être les mêmes que ceux inscrits sur la déclaration de naissance. Aussi, tous les accents doivent être également indiqués ainsi que tout trait d'union (p. 6). L'orthographe des prénoms et noms dans le registre religieux doit donc être absolument identique à celui du civil.

Lors de la rédaction du registre religieux, vous devez d'abord indiquer, sur la première ligne de l'acte, le nom de l'enfant et ensuite son ou ses prénoms. Quand il y a plus d'un prénom, on doit d'abord inscrire le prénom usuel suivi des autres prénoms, en suivant justement cet ordre qui figure sur la feuille de Confirmation de l'inscription ou le certificat de naissance envoyé aux parents par le directeur de l'état civil. C'est aussi dans cet ordre que doivent apparaître les noms et prénoms de la personne lors de l'émission d'un extrait ou d'un certificat de baptême.

Aussi, quand on en a l'occasion, il peut être bon de rappeler aux parents qui vont avoir un enfant qu'un nom de famille inscrit parmi les prénoms ne pourra JAMAIS être substitué à celui inscrit comme nom de famille permanent de l'enfant (L'État civil express, mars 1999, p. 8).

3. Inscription du nom du père au registre des baptêmes

Dans le cas du baptême d'un enfant de mère célibataire ou de celui d'un couple non marié, même civilement, le Code de droit canonique précise, au canon 877, § 2, que le nom du père doit être inscrit uniquement si sa paternité est prouvée par un document officiel ou par sa propre déclaration faite devant le curé et deux témoins (la mère n'étant pas un témoin admissible). Comme document officiel, est recevable un certificat de naissance, émis par l'état civil, sur lequel figure le nom du père. La lecture publique du registre, lors du baptême, et la signature du père constituent une forme de déclaration faite devant témoins. En l'absence d'un document officiel ou d'une quelconque forme de déclaration du père reconnaissant sa paternité devant témoins, vous ne pouvez inscrire le nom du père dans le registre des baptêmes, même si la mère le réclame, surtout si le père n'est pas présent au baptême et ne signe pas dans le registre. Une telle inscription, faite sans le consentement du père, peut faire l'objet d'une contestation en justice et vous entraîner des frais, tant pour les procédures que pour des dommages et intérêts. Dans ces cas, agissez toujours avec une extrême prudence.

4. Inscription des adoptions dans les registres (lien)

5. L'émission des actes de baptême des personnes adoptées

Les registres paroissiaux sont des documents à caractère privé appartenant aux paroisses. Comme les paroisses font partie de l'Église, on peut donc dire que ce sont des biens d'Église, que les registres appartiennent à l'Église. Ils sont conservés dans les bureaux des paroisses ou des secteurs paroissiaux. Ce sont des documents qui rassemblent des informations se rapportant à des personnes. De ce fait, les paroisses détiennent donc des informations de nature personnelle tant sur le statut religieux des individus que sur leur statut civil, ce qui entraîne une obligation de confidentialité selon l'article 37 du Code civil du Québec. Nous avons l'obligation légale de protéger ces informations et de ne les utiliser que pour les fins compatibles avec celles de leur constitution qui sont strictement religieuses. C'est pourquoi l'utilisation des informations contenues dans les registres et leur accès doivent être strictement contrôlés conformément à la législation du Québec, L.R.Q., chapitre P-39.1 : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Jusqu'en 1994, les paroisses tenaient des registres pour l'Église et aussi pour l'État en même temps: l'État civil possède un double de ces registres religieux pour ses propres besoins. Depuis 1994, les registres de l'Église servent uniquement pour des fins religieuses, car l'État civil possède désormais ses propres registres indépendants et différents des registres religieux. Ceci nous donne l'occasion de faire une distinction importante relativement aux actes de naissance ou de baptême (les baptistères). L'État civil émet des certificats de naissance, qui sont des preuves légales et officielles de citoyenneté, peu importe la religion des gens. L'Église, par l'entremise des paroisses, émet toujours des certificats de baptême qui attestent que quelqu'un est baptisé catholique; mais les certificats religieux de l'Église n'ont aucune valeur civile ou légale au Québec.

Les actes de baptême originaux des personnes adoptées (dit actes primaires), avant leur adoption, comme les actes de tous les autres baptisés, sont conservés dans les registres réguliers des paroisses (et aussi dans ceux du double des registres remis à l'État civil avant 1994), à travers tous les autres actes, et ils contiennent les noms des parents naturels et lieu de naissance quand ceux-ci étaient connus. De plus, les personnes adoptées ont, dans les registres de l'Église, un second acte de baptême, décrété par un tribunal lors de l'adoption, et qui remplace désormais l'acte original. Il est alors interdit aux paroisses de divulguer les actes primaires et ce qu'ils contiennent comme information, quand un jugement du tribunal a ordonné une adoption et émis un nouvel acte de baptême. Ceci est pour protéger la confidentialité des parents naturels, et sous peine d'outrage au tribunal pouvant entraîner des sanctions. C'est pour cela qu'existe des mouvements comme celui des "retrouvailles", pour aider les adoptés à retrouver leurs parents naturels par d'autres moyens légaux qui ne contreviennent pas aux ordres des tribunaux.

Depuis 1994, ce sont parfois les tribunaux, mais plus souvent les Centres Jeunesses maintenant, qui nous font connaître les adoptions. La procédure est restée la même. L'acte primaire de baptême est interdit d'émission dans la paroisse où a eu lieu l'enregistrement original du baptême et un nouvel acte de baptême est rédigé dans le registre de la paroisse où vit maintenant la personne adoptée, nouvel acte qui, seul, peut désormais être émis.

Cependant, quand quelqu'un n'a jamais été adopté et qu'il n'y a pas eu de nouvel acte de baptême ordonné par un tribunal, l'acte primaire de baptême peut être émis sans problème, car il n'a jamais été frappé d'interdit par un tribunal.

6. Inscription des confirmations (lien)

7. Rédaction des actes de funérailles et de sépultures

a) On ne doit rédiger et faire signer un acte de sépulture que le jour réel de l'inhumation.
Ainsi, s'il s'agit d'un corps ou de cendres qui seront enterrés ou déposés au charnier le jour même des funérailles, l'acte de sépulture peut être rédigé et signé en même temps que celui des funérailles. C'est la procédure habituelle.
Tout au contraire, s'il s'agit d'un corps ou de cendres qui seront inhumés un jour différent de celui des funérailles, on ne doit JAMAIS rédiger et faire signer l'acte de sépulture lors des funérailles. Il faut plutôt attendre le jour réel de l'inhumation pour la rédaction et la signature de l'acte. Il en va ainsi quand la famille ou l'entrepreneur funéraire repart avec les cendres après des funérailles célébrées en hiver, par exemple, avec l'intention de revenir au printemps pour procéder à l'inhumation. Dans ces circonstances, l'acte de sépulture ne doit pas être fait ni signé lors de funérailles, mais plutôt quand on rapporte effectivement les cendres pour l'inhumation. Il en va de même pour un corps qui sera incinéré après les funérailles : on doit attendre le retour des cendres pour rédiger et faire signer l'acte de sépulture.
Dans certaines paroisses, on fait toujours signer les actes de funérailles et de sépultures en même temps à l'occasion des funérailles, même quand l'inhumation n'a pas lieu le jour même, ce qui n'est pas correct. On se retrouve ainsi avec des actes de sépultures dont la date ne correspond pas à la réalité quand l'inhumation a lieu effectivement quelques semaines plus tard, ou avec des actes de sépultures qui ne correspondent à rien quand la famille change d'avis et conserve les cendres ou va les déposer dans un autre cimetière ou columbarium.
b) Les termes conjoint ou ami de coeur dans les actes de funérailles ou de sépultures
Dans les actes des funérailles ou des sépultures, une ligne est réservée pour l'inscription des liens de parenté du défunt : Le(a) défunt(e) était l'époux(se) de / veuf(ve) de / fils, fille de et de... etc. Vous devez normalement y inscrire ce qui est requis pour pouvoir identifier le défunt et en retracer les liens de parenté : le nom de l'époux(se) ainsi que le nom du père et de la mère de la personne décédée.
Toutefois, comme ce sont des registres religieux, on ne doit y noter que des informations relatives au statut canonique de la personne décédée. Ainsi, on ne devrait pas y inscrire le nom d'un conjoint dans le cas d'une union de fait ou d'un mariage civil, ni d'une union civile dans le cas de conjoints de même sexe. L'Église catholique ne reconnaît pas l'union civile, ni le mariage civil, ni le concubinage, ni la cohabitation, ni l'union libre, ni l'union de fait, même s'il y a eu des enfants. Suite à un divorce civil sans déclaration ecclésiastique de nullité de mariage, l'Église catholique considère toujours valide le premier mariage religieux et les époux comme demeurant mariés. Ainsi, pour préciser les liens de parenté d'un défunt, les seuls termes acceptables dans les registres de funérailles ou de sépultures sont époux / épouse de, veuf / veuve de et fils / fille de. Ce sont d'ailleurs les seuls qui sont proposés dans les registres pré-imprimés. Les expressions conjoint de, ami de, ami de coeur de, etc. ne sont pas acceptables et ne doivent pas figurer dans les registres. De plus, les termes époux / épouse de et veuf / veuve de ne s'appliquent qu'à des époux mariés à l'Église et ne peuvent jamais être utilisés dans nos registres pour qualifier un autre type d'union. En cas de doute, n'inscrivez que le nom du père et de la mère du défunt.

8. Les vieux registres pré-imprimés et les années 2000

S'ils ne sont pas remplis, on peut continuer à utiliser les registres prés-imprimés (baptêmes, mariages, défunts ou funérailles et sépultures) pendant les années 2000, même si toutes les dates à compléter ont un début se référant à mil neuf cent... Vous n'êtes pas obligé de vous procurer immédiatement des registres neufs. Vous pouvez continuer à utiliser vos registres actuels, jusqu'à ce qu'ils soient remplis. Pour chacun des actes, il s'agit simplement de rayer les mots mil neuf cent et de les remplacer par deux mille. Mais ceci n'exclut nullement le fait que vous pouvez aussi vous procurer de nouveaux registres (bons pour plusieurs années, si vous le voulez) qui tiennent compte de l'an 2000, ce que nous encourageons fortement: ceci vous évitera les ratures et les corrections de dates dans vos registres actuels. Si vous optez pour de nouveaux registres, ce que nous vous conseillons, n'hésitez pas à y mettre les pages requises pour plusieurs années: nous ne prévoyons plus de changements! La nouvelle formulation des registres a été proposée par l'Assemblée des Chanceliers et Chancelières du Québec et elle a été acceptée par l'Assemblée des Évêques du Québec.

9. La conservation des archives paroissiales

En 1999, l'Assemblée des chanceliers du Québec a publié une brochure sur la conservation des archives paroissiales. Chaque fabrique en a reçu gratuitement un exemplaire. Nous vous invitons à en prendre connaissance. Si vous en voulez une copie personnelle ou des copies supplémentaires, vous pouvez vous en procurer à la librairie Le Centre de Pastorale au coût de 4 $ l'unité.


F. LA CONFIDENTIALITÉ DES REGISTRES PAROISSIAUX

Par registres paroissiaux, on entend les registres où sont conservés les actes de baptêmes, de mariages, de funérailles, de sépultures et de confirmations qui sont célébrés dans une paroisse.

Il s'agit de documents propres à l'Église qui ne sont revêtus d'aucun caractère public. Le Guide canonique et pastoral au service des paroisses, publié en 2004 chez Wilson & Lafleur par l’Assemblée des évêques du Québec, reconnaît que les registres paroissiaux sont des documents auxquels on peut avoir accès. Toutefois, cet accès ne peut se faire que de manière indirecte, soit au moyen d’extraits ou de copies des actes (p. 178). En effet, les registres des paroisses sont des dossiers officiels contenant des informations personnelles sur les individus, lesquelles ont un caractère confidentiel faisant en sorte qu'il ne nous est pas permis de les rendre publiques. Les annotations en marges des actes ont parfois ce caractère, car en plus des mentions de confirmations, de mariages, d'ordinations et de professions religieuses perpétuelles, on y inscrit aussi des déclarations d'apostasie formelle ou de retour à la foi catholique, des déclarations de nullité de mariages contenant parfois des restrictions, des avis d'adoption du tribunal avec interdiction d'émettre un acte antérieur spécifique, la laïcisation d'un prêtre, etc. Les actes en eux-mêmes peuvent exiger la confidentialité, comme pour un baptême que l'on veut garder secret ou un mariage contracté en privé pour qu'il ne soit pas connu. De plus, la prescription diocésaine est de 100 ans après la rédaction d’un acte quant à la confidentialité le concernant.

C'est pourquoi seule la personne dépositaire des registres, qui est tenue à la plus stricte confidentialité, peut effectuer des recherches dans ceux-ci. On ne donne jamais accès aux registres à une personne non autorisée spécifiquement et par écrit par la Chancellerie. On ne donne jamais d'informations par téléphone sur le contenu des registres ou d'un acte en particulier, à moins d'y être expressément autorisé par la Chancellerie dans un cas particulier. On ne consent jamais à des recherches pour fins historiques ou généalogiques, que ce soit pour des particuliers ou des sociétés de généalogie, à cause du caractère confidentiel des registres des paroisses. Dans la pratique, nous ne permettons jamais à des particuliers ou aux sociétés d’histoire ou de généalogie de faire des recherches dans les registres paroissiaux.

Toutefois, on peut délivrer un extrait ou un certificat à la personne mentionnée ou directement intéressée (concernée) par un acte ou à quelqu'un qui peut se justifier comme étant son représentant, héritier, successeur, administrateur de la succession, bénéficiaire d'une assurance-vie ou titulaire de l'autorité parentale (dans le cas d'un enfant, par exemple), mais jamais à des tiers non concernés. Par analogie, citons l’articles 148 du Code civil du Québec relativement à la copie des registres paroissiaux que détient l'état civil: “Le directeur de l'état civil ne délivre la copie d'un acte qu'aux personnes qui y sont mentionnées ou à celles qui justifient de leur intérêt...”

G. Annexes :

En complément d'information, nous vous invitons à prendre connaissance du décret diocésain 01/03, du 20 mai 2003, sur L'accès aux registres religieux des paroisses et du texte de Me Michel Plante relativement à la Politique concernant la consultation des registres religieux de paroisses.

Yves-Marie Mélançon, v.é. Chancelier
27 juin 2016