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  LA CONSULTATION DES REGISTRES RELIGIEUX DES PAROISSES

Politique diocésaine
 


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La consultation des registres religieux de paroisses soulève un ensemble de questions auxquelles il n'est pas évident de répondre. A-t-on le droit de laisser à la population le libre accès à ces documents? Qui peut les consulter si l'accès en est limité? Quelles sont les responsabilités de l'Église face à l'information contenue dans ces actes? De plus, la coutume et le manque de directives claires à cet effet ont créé différents modes de fonctionnement qui sont devenus, avec le temps, des acquis qui ne reposent sur aucune légitimité.

Pour pouvoir répondre à ces interrogations, nous devrons en premier lieu qualifier les documents (registres) que nous avons en notre possession. Depuis le 1er janvier 1994, les registres détenus par les paroisses n'ont plus aucune valeur légale relativement à l'établissement de l'état civil des personnes. Auparavant, les paroisses établissaient en double les actes des registres et, annuellement, en faisaient parvenir une copie authentique aux autorités compétentes en la matière.

Aujourd'hui, les paroisses n'établissent et n'utilisent leurs différents registres qu'à des fins religieuses seulement. Ce sont des documents illustrant des caractéristiques religieuses que l'on identifie au fil des événements : baptême, confirmation, mariage, funérailles et inhumation. Il s'agit donc de documents propres à l'Église qui ne sont revêtus d'aucun caractère public, malgré le fait que les événements constatés se déroulent généralement dans un endroit public.

Cet état de fait entraîne certaines responsabilités pour les détenteurs de ces registres. Lorsqu'on y regarde de plus près, on s'aperçoit que ces documents colligent un ensemble d'informations se rapportant à des individus. De plus, au fil du temps, des annotations sont faites aux actes afin d'illustrer des modifications survenues dans la vie religieuse de ces personnes (mariage, ordination, abjuration, etc.). Également, il faut souligner que, par ordre du Tribunal civil, plusieurs actes sont modifiés ou complètement refaits, selon les circonstances. Pensons ici aux jugements d'adoption ou, encore, à ceux en changement de nom. Ainsi, la paroisse détient des informations tant sur le statut religieux de l'individu que sur son statut civil.

Dans ce contexte, il faut considérer que les informations contenues dans les registres paroissiaux sont de nature personnelle, ce qui entraîne, par le fait même, une obligation de confidentialité. D'ailleurs, le Code civil du Québec stipule clairement, à son article 37, la responsabilité des personnes, tant physique que morale, qui constituent un dossier sur une autre personne.

« Toute personne qui constitue un dossier sur une autre personne doit avoir un intérêt sérieux et légitime à le faire. Elle ne peut recueillir que les renseignements pertinents à l'objet déclaré du dossier et elle ne peut, sans le consentement de l'intéressé ou l'autorisation de la loi, les communiquer à des tiers ou les utiliser à des fins incompatibles avec celles de sa constitution; elle ne peut non plus, dans la constitution ou l'utilisation du dossier, porter autrement atteinte à la vie privée de l'intéressé ni à sa réputation. »

Nous avons donc l'obligation légale de protéger ces informations et de ne les utiliser que pour les fins compatibles avec celles de leur constitution. Ces fins sont donc strictement religieuses. C'est pourquoi l'utilisation des informations contenues dans les registres, et du fait même de leur accès, doit être contrôlée sévèrement. Ainsi, seules les personnes dépositaires des registres peuvent avoir accès à ces derniers et y faire des recherches. Ces personnes sont généralement les curés et celles spécialement mandatées à cette fin. On ne doit jamais donner accès aux registres à une personne non autorisée spécifiquement, et par écrit, par la Chancellerie. Également, on ne doit jamais transmettre d'information par téléphone sur le contenu des registres ou sur un acte en particulier, à moins d'y être auparavant autorisé par la Chancellerie. De plus, il va de soi que, compte tenu de l'obligation qui nous échoit de protéger les renseignements personnels contenus dans les actes, aucune recherche ne sera permise, que ce soit pour fins historiques ou généalogiques. Enfin, il est strictement interdit de faire des photocopies des registres en tout ou en partie. Seule la Chancellerie du diocèse ou la direction de l'État civil peut requérir un tel service.

Bref, en aucune circonstance il n'est permis de donner libre accès aux registres paroissiaux. Seules les personnes visées par l'acte ou celles qui manifestent un intérêt suffisant peuvent demander de consulter les actes qui les concernent. Cette consultation se fait par l'émission de certificats ou d'extraits d'un acte en particulier. On ne permet jamais à ces personnes de « fouiller » dans les registres.

Comme on le constate, le régime de protection offert à ces registres semble hermétique. Toutefois, le législateur a prévu dans une loi spéciale un mécanisme qui, dans certaines circonstances, permet au possesseur de dossiers contenant des informations personnelles sur les individus, de pouvoir donner aux tiers accès à cette information. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q. c. P-39.1) édicte, à son article 12, la règle suivante :

« L'utilisation des renseignements contenus dans un dossier n'est permise, une fois l'objet du dossier accompli, qu'avec le consentement de la personne concernée, sous réserve du délai prévu par la loi, ou par un calendrier de conservation établi par règlement du gouvernement. »

Ainsi, on ne peut divulguer l'information contenue dans un acte ou laisser libre accès à ce dernier qu'avec la permission expresse de la personne concernée. Comme un seul registre religieux contient un grand nombre d'actes, il serait impossible d'obtenir l'autorisation de toutes les personnes concernées. De plus, les personnes décédées ou introuvables risqueraient d'être lésées si une telle procédure était enclenchée. Ce mode de divulgation des renseignements personnels est donc irréaliste lorsque l'on considère la facture d'un registre religieux. D'autre part, l'article 12 propose une autre possibilité, soit celle de rendre publics les dossiers selon un calendrier de conservation établi par règlement du gouvernement. Il s'agit ici de prévoir un délai dans le temps qui offre à ces dossiers une protection visant la non divulgation des informations qu'ils contiennent. Passée cette période, ces dossiers seront rendus publics. Malheureusement, il semble bien que la législature n'ait pas encore légiféré en cette matière. Vu l'absence d'un délai de prescription statutaire, il est important que chaque organisme, possédant des dossiers visés par le régime de protection, établisse lui-même son propre calendrier de conservation.

En ce sens, le diocèse de Rimouski établit à 100 ans le délai de protection applicable aux registres religieux. Ce délai permet, d'une part, de ne pas rendre publiques les informations privées du vivant d'une personne concernée. D'autre part, ce délai permet, en partie, de ne pas léser indûment les descendants ainsi que les membres de la famille de la personne concernée. Cette dimension de la question est très importante. D'ailleurs, tant le Barreau du Québec que la Chambre des notaires du Québec mettent en garde contre un délai de prescription trop court qui n'engloberait pas le souci de protéger la famille de la personne concernée.

« La réputation et la vie privée appartiennent au " patrimoine familial " dont la sauvegarde s'étend au-delà du décès. Les héritiers pourront réclamer la compensation exigible par le défunt, en cas d'atteinte avant sa mort : c'est le droit commun. La disposition va plus loin : elle accorde aux héritiers le droit de refuser ces atteintes au nom du défunt, dans l'intérêt de celui-ci mais aussi, par ricochet, dans leur propre intérêt. En ce sens, l'article 35 aurait une portée suffisamment large pour inclure, dans la protection accordée à la personne, celle de ses proches et de son entourage immédiat, dans la mesure où les héritiers appartiennent au " cercle de famille ". » (Le Barreau du Québec et la Chambre des Notaires du Québec, La réforme du Code Civil, P.U.L. 1993, vol. 1, p. 47.)

Donc, en matière de respect de la réputation et de la vie privée, tout détenteur de registres religieux est invité à la plus grande prudence. Notre obligation de protéger les renseignements personnels contenus dans nos actes est totale. Cette responsabilité ne souffre d'aucune exception, sauf celles prévues par le Droit civil.

Me Michel Plante, économe diocésain
le 22 novembre 2002


Lois pouvant être consultées :

Lois fédérales du Canada

- Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R., 1985, Ch.P-21):
   http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/p-21/

- Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) (2000, Ch. 5):
   http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/p-8.6/

Lois provinciales du Québec

- Loi sur la Protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q. c. P-39.1):
   http://www.canlii.org/fr/qc/legis/lois/lrq-c-p-39.1/derniere/lrq-c-p-39.1.html

- Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q. c. A-2.1):
   http://www.canlii.org/fr/qc/legis/lois/lrq-c-a-2.1/derniere/lrq-c-a-2.1.html

N.B. : Cette politique, entérinée par le Conseil du Presbytérium le 25 novembre 2002, a fait l'objet d'un décret diocésain promulgué par Mgr Bertrand Blanchet le 20 mai 2003.  Voir ce décret no. 1 / 03.

Autres normes : La tenue des registres religieux